张凡 | 撰写展会组织工作方案 必不可少的双重认知能力
作者:张凡

一个真实的案例 考验会展业者的认知能力

上个月,在紧张筹备第八期中国会展集训营之际,应邀参与某新展会组织工作方案的研讨。

这是一个与电力工业有关的项目,展会的主题创意及主办方是电力部门。因不熟悉展会运作,?#19994;?#23637;览公司提供方案。展览公司之所以愿意提供方案,则是希望成为该项目的承办方。

在两周时间里,我特意让三个实习生(其中两个是会展本科专业大三的学生)两次参加展览公司研讨方案的会议:一次是讨论项目组织框架及其设计和需要采取的工作措施,以定调如何撰写组织工作方案;一次是讨论修改组织工作方案以及项目的财务预算(电力部门在审查初步方案后,提出了修改意见),以便再次提交方案。本人参与了方案的修改。

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之后,我询问实习生,会议讨论的内容能够听明白的有多少?答案是,大部分不太懂。在基本听不明白的情况下,即便在高校学过会展文案写作,如要他们起草这个项目的组织工作方案,结果是可以想象的。何况这种文案要得很急,不容提供方延宕时间。而且,这种文案的质量不能太差,须体现专业?#38498;?#35268;范性,包括文字表达水平。否则,出手后不但会影响项目的获得,甚至会令需求方怀疑文案提供方的基本素质。

在展览公司,遇到此类业务,能够听懂的人并不多。而且,在听懂的人?#26657;?#33021;够撰写方案的人就更少。因此,读会展专业实习生听不太懂,也写不了,并不意外。

对于新展会所涉及产业的认知 

 要听懂会议所研讨的内容,展览业者首先要具备认知新展会所涉及产业的能力。以这个项目为例,这种认知分可为两个层面:

一是,认知展会的主题所涉及的行业。

这个展会的主题与电力工业有关,而且只是针对电力工业供电?#26041;?#20013;的节能?#38469;酢?#23545;于这样一个展会,必须认知电力工业。

电力工业按产业链分为发电、供电和用电三个?#26041;凇?#32780;发电、供电和用电三个?#26041;?#30340;载体是不一样的:发电的是电厂,又分为火电、水电、风电、光伏电等不同的电源;供电通过电网,目前国内只有两?#19994;?#32593;企业;用电即电能消费,关乎千家万户,分为工业、农业、商业和民用四大消费群体。

二是,认知电力部门创办这个展会的意图。

电力部门之所以创意这个展会,是因为国家发改委等部门要求电力行业在“十三五”期间在供电?#26041;?#25512;行系列节能?#38469;酢?#20026;落实规划要求,电力部门希望通过展会达到宣传推广目的。

以上两个层面的认知,前为基础,后系延伸,互相关联。换言之,不能认知电力工业,就难以认知电力部门创办展会的意图。

将新主题升华为创办展会项目的认知  

光有以上两个层面的认知,仍然不能解决展会组织工作方案的制定问题。

接下来,需要围绕这个新创意的主题,按照创办展会的规律完成项目的规划设计。这个过程就是展览业者利用自己的专业知识,对于创办新展会的认知。

一般而言,新展会的规划设计,既包括规划设计展会名称、展会组织架构、展会举办时间及地点、展览范围、展会经营目标、主要配套活动等基本要素,也包括预定展会组织工作措施、财务收支和预估经营风险。

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展会的经营目标,一般包括预定展览面积、参展商数量、观众数量以及营业收入和营?#36947;?#28070;等量化指标。

预定组织工作措施,是新展会规划设计工作的关键内容。一般包括整合资源、配置?#21734;印?#32534;制经营计划、?#25165;?#33829;销、销售、运营业务、规避经营风险等实际操作意见。

在认知新展会规划设计的过?#35752;校?#39035;紧密结合对于该展会主题所涉及行业及主题创意背景的认知,须尽力体现展会组织工作方案需求方的办展意图。

双重认知下的“懂行”和“能写”

在具备以上两方面认知的基础上,在展览公司与展会组织工作方案需求方(本文案例中的需求方是电力公司)充分沟通、信息对称的基础上,在展览公司内?#32771;?#24605;广益、科学论证、精心规划的基础上,新展会的组织工作方案才可能写成文本。在许多情况下,先形成方案草案,再征求意见,逐步修改完善,也是完成此类文案的方法。

由上可知,一个符合需求方要求、体现专业水准、具有可操作性的展会组织工作方案,必须建立在科学地认知水平上。这种认知能力,我们俗称为“懂行”。这种“懂行?#20445;?#21253;括懂得展会主题所涉及的行业和懂得围?#32856;?#20027;题规划设计展会操作两个方面,缺一不可。

对于展会组织工作方案撰写者而言,既要“懂行?#20445;?#36824;要“能写?#20445;?#21487;见很不简单。

展览公司自己创办新项目,同样需要双重的认知能力。只不过很多公司不要求制定组织工作方案罢了。

来源:张凡的会展洞察,作者:张凡

  • 2016-09-30
  • 专栏

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